電子帳簿保存法、何をすればいいのかわからない人へ。フリーランスが必ずやるべき対応は実は3つだけ

この記事は、フリーランス実務資格「個人事業経営士・CFQ」監修のもと作成しています。

こんにちは。フリーランスひかるです。

「電子帳簿保存法に対応しなきゃいけないらしいけど、何をすればいいのかまったくわからない」

そう感じているフリーランスの方、かなり多いはずです。わたしも最初はそうでした。「帳簿を電子で保存する？　普通にパソコンで請求書をつくってるけど、それじゃダメなの？」という感じで、ネットで調べるほど余計にわからなくなっていきました。

でも実は、わからなくて当然の構造的な理由があります。そしてその「わからない」という感覚こそが、「自分は何をしなくていいのか」を整理するための、一番のヒントになります。

この記事では、電子帳簿保存法のうち「フリーランスが今すぐ対応すべき3つのシーン」に絞って解説します。逆に言えば、それ以外は後回しでも構いません。

✅ この記事を読むとわかること

• 電子帳簿保存法で「本当に義務」なのはどれか
• 紙の契約書をPDF化する必要があるのか（混在はOK？）
• Amazon購入やメール請求書の正しい保存方法

電子帳簿保存法への対応、結論は「メール・ウェブで受け取った書類を保存するだけ」

まず一言で答えます。

フリーランスが今すぐ必ず対応しなければならないのは、「電子データで受け取った請求書や領収書を、電子データのまま保存する」——これだけです。

紙で届いたものを無理やりPDFにする必要はありません。Amazonや楽天でネット購入したときの領収書、取引先からメールで届いたPDFの請求書。これらを「ダウンロードして、フォルダに保存しておく」こと。これが2024年1月から完全義務化された「電子取引データ保存」の実態です。

むずかしそうな名前のわりに、やることはシンプルです。ただ、なぜここまで混乱が生まれるのか。その理由が重要なので、もう少し付き合ってください。

「電子帳簿保存法がよくわからない」本当の理由は、3つの区分の混同にある

電子帳簿保存法という法律には、似たような名前の区分が3つ存在します。

「電子帳簿保存法」という名前は、この3つをまとめた法律全体の呼び名です。ところが、ウェブ上の記事では「電子帳簿保存法への対応が必要」と書きながら、どの区分の話なのかが曖昧なことがよくあります。

義務なのか任意なのか。3つのうちどれに当てはまるのか。この整理がないまま情報を読んでいくと、「なんかいろいろやらなきゃいけない気がする」という漠然とした不安が積み上がっていく。知識不足ではなく、情報の出し方の構造に問題があるんです。

「紙の契約書は、PDF化しなきゃいけないの？」という疑問への正直な答え

よくある誤解の1つが「もう全部電子化しなきゃいけない」という思い込みです。

わたし自身、フリーランスになってしばらくの間ずっとこの疑問を抱えていました。「クライアントから紙で郵送されてくる契約書、全部スキャンしてPDFにしないといけないの？」という感覚で、モヤモヤしたまま税務の話から少し距離を置いていた時期があります。

答えは「しなくていい」です。

先ほどの表で確認したように、「スキャナ保存」は「やってもいい」という任意制度。紙で受け取った契約書・領収書は、そのまま紙で保存しておいてもルール上はまったく問題ありません。

ただし、1点だけ混乱しやすいシーンがあります。

たとえば、あるクライアントとの契約書は「紙で郵送」でやり取りした場合、これは電子取引ではないので対象外。でも同じ取引先から「請求書はメールのPDFで送ります」という場合、その請求書だけは電子データ保存の義務対象になります。

紙と電子が混在していても構いません。 ただし、電子で受け取ったものだけは電子のまま残す。この原則1つを守るだけでいいんです。

「とりあえず印刷しとけばいいか」が通じなくなった日

確定申告の書類をまとめていると、去年Amazonで買った備品の領収書が一枚も手元にないことに気がついた。

画面には「注文履歴：2023年4月〜2024年1月」と並んでいます。数えると17件。電子帳簿保存法において、Amazonの購入は電子取引に該当します。本来は購入のたびにPDFを保存しておく必要がある。

「去年まで印刷してファイルに挟んでたけど、今年からダメって聞いた気がするな」

スマホで検索すると「2024年1月以降は電子データのまま保存」という言葉が目に入ってきます。印刷してファイリングする、という長年の方法は、もう要件を満たさない。

フォルダをつくって、17件分を一つひとつPDFでダウンロードしていきました。作業時間、2時間14分。

その夜、SNSのタイムラインに「電子帳簿保存法、ちゃんとしておかないと怖いな」というフリーランス仲間の投稿が流れてきました。コメント欄に返信しようとして、少し止まった。

今日からできる3ステップ。まず「電子取引の洗い出し」から始める

ステップ1　自分の電子取引を書き出す

「電子取引」に該当するものをまず把握します。主に以下が対象です。

• メールで届いたPDFの請求書・領収書
• Amazon・楽天などネット通販の購入時に発行される領収書
• クラウド上でやり取りした見積書・契約書

紙で届いたものは対象外。まずリスト化するだけでいいです。

ステップ2　ファイル名のルールを決めてフォルダに保存する

国税庁が認める保存要件を満たすため、ファイル名は「日付_取引先名_金額」の形式が推奨されています。

例：20240415_Amazon_3800円.pdf

クラウドストレージ（Google DriveやDropboxなど）に保存しておくと紛失リスクも減り、端末が壊れても証跡が残ります。なお、前々年の売上高が5,000万円以下の個人事業主は、検索機能の確保要件が緩和されるケースもあります（詳細は国税庁サイトの「電子帳簿保存法一問一答」で確認できます）。

ステップ3　年に1回、制度の変更をチェックする

電子帳簿保存法は毎年改正が入る法律です。2027年（令和9年）分の所得税からは、青色申告特別控除の控除額ルールも変わる予定があります。現在の65万円控除が最大75万円へ拡充される一方、書面（紙）申告の控除額は大幅に下がる可能性があります。年1回、確定申告シーズン前に制度の動向を確認しておくと安心です。

まずは「電子取引データ保存」の対応1点だけ優先して取り組んでください。それだけで義務はクリアできます。

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電子帳簿保存法に関するよくある疑問　

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まとめ｜電子帳簿保存法、全部やらなくていい　

電子帳簿保存法への対応は「全部電子化しなきゃ」という話ではありません。

フリーランスが今すぐ対応すべきシーンは、「電子データで受け取った書類を電子のまま保存する」この1点だけ。紙の契約書はそのまま紙でOK、スキャナ保存は任意、帳簿の電子保存も青色申告の控除額を上げたい場合に関係してきますが、まずは義務の部分だけ押さえれば十分です。

「なんとなくやばそうで、調べるほど混乱する」——その感覚は、正直まったく当然の反応です。

また迷ったとき、ここに戻ってきてください。

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この記事の監修者
 フリーランスひかる
大手IT企業に勤務後独立。フリーランス歴15年超。
報酬未払い、契約トラブル、ブラッククライアント案件…いろんな修羅場を経験してきました。
「あの時知ってさえいれば…」という後悔をバネに、フリーランスの人が同じ失敗をしないよう、自分の身を守る知識と、今日からできる対処法をお伝えしていきます。
※フリーランス実務資格「個人事業経営士CFQ」監修