キックオフの合意がひっくり返った！第三者の証言に救われて気づいた、打ち合わせ後の一手間

この記事は、フリーランス実務資格「個人事業経営士・CFQ」監修のもと作成しています。

こんにちは。フリーランスひかるです。
業務委託の「言った言わない」トラブル、契約書さえ結んでいれば防げると思っていませんか。

実はそれ、半分だけ正解です。

私自身、キックオフの打ち合わせがすごくいい雰囲気で進んで、施策もその場でスムーズに決まった案件がありました。
でも、その「いい雰囲気」こそがのちのち危険な落とし穴になったんです。

でも実は、この落とし穴に気づけたことが、今の私の打ち合わせの進め方を大きく変えてくれました。

✅ この記事を読むとわかること

• 対面のキックオフで決めたことほど、あとから覆されやすい理由
• 打ち合わせ後すぐに送るべき、内容確認メールの書き方
• フリーランス新法の書面交付義務と、キックオフのタイミングの関係

業務委託の「言った言わない」を防ぐのは、契約書より先の一手間

先に結論を言うと、キックオフの打ち合わせでどれだけいい雰囲気で合意できても、その場の記憶だけに頼ると、あとから覆されるリスクが残ります。

契約書を交わしていても、打ち合わせの中で決まった細かい仕様変更までは書面に反映されていないことが多いからです。

ここを守れていないと、進行の途中で「最初の話と違う」と言われたときに、言い返せなくなります。
なぜそう言えるのか、私自身の経験も含めてお話しします。

対面のキックオフほど危ない、本当の理由

対面で顔を合わせた打ち合わせは、空気がいいほど「確認」という一手間が省略されやすくなります。

お互い前向きな雰囲気の中では、「この内容で進めます」とあえて言葉にして確認する行為が、なんとなく無粋に感じてしまうんです。

そしてもう1つ、法律上の落とし穴があります。

日本の契約は口頭の合意でも成立しますが、実際にトラブルになったとき、裁判所は形式的な書面がないと合意の内容を認めにくい傾向があります。
メールのやり取りや議事録の送付だけで、即座にその合意があったことになるわけでもありません。
（弁護士による解説より）
だからこそ、議事録の作成と送付という地味な積み重ねが、あとになって大きな力を発揮するんです。

フリーランス新法でも、発注事業者には業務委託の内容を書面か電磁的方法で明示する義務があります。
ただ、この義務がしっかり働くのは発注書が交付された段階からで、キックオフの打ち合わせそのものはその手前にあることが多いです。
公正取引委員会は2025年3月、明示義務違反や支払期日違反などを理由に45名の発注事業者へ指導を公表しています。
法律があっても、打ち合わせの場そのものを守ってくれるわけではないということです。

いい雰囲気の打ち合わせほど、あとで揉めた実体験

実はこれ、私自身の失敗です。
あるマーケティング案件で、クライアントのオフィスに訪問して対面でキックオフをしたことがありました。
先方の社長も交えて、その場の空気はとても良く、施策の方向性もスムーズに決まっていったんです。

そのまま施策を進めていたのですが、途中で社長から「最初の話と違う」と言われてしまいました。
私の記憶では、キックオフで確認した内容そのままで進めていたつもりだったので、正直かなり戸惑いました。

幸い、その打ち合わせにはたまたま先方の担当者が同席していて、「あのとき、たしかにこの内容で進めるとおっしゃっていました」と証言してくれたおかげで、事なきを得ました。
でもこれは、たまたま第三者がいたから助かっただけの話です。

これは私の能力や説明力が足りなかったわけではなく、単に「その場で決まった内容を、その場で文字に残す」という手順を知らなかっただけなんです。

キャンプの第一人者・ヒロシさんにも、つい最近似たような出来事がありましたよね。

信頼していたメーカーとオリジナル焚火台の制作を進め、試作品まで仕上がったところで頓挫してしまった…という、なんとも後味の悪いお話です。

仲の良さやその場の雰囲気を過信して契約や取り決めを曖昧にしてしまうと、人間関係というのはふとしたきっかけで壊れてしまうものなのだと考えさせられます。

「最初の話と違いますよね」電話口の声が低くなった

スマホの画面に、クライアントの社名が表示されている。
電話にでると、いつものクライアントの担当者より低い声が聞こえた。

「今の進め方、最初の話と違いますよね？」
え？何を言っているんだ？

自分も不安になって、キックオフの日の記憶をたどる。
会議室のホワイトボードに書かれた内容と、うなずいていた社長の顔。
たしかにあの場で、この方向性に決まったはずだった。

その時、電話口の向こうで、当時同席していた別の担当者が声をかけてきたようだ。
「あのとき、たしかにこの内容で進めるとおっしゃっていましたよ」

電話口の向こうが、一瞬静かになる。
クライアントは「すみません、私の記憶違いだったかもしれません」と謝罪されて話は終わった。

通話を終えたあと、第三者がいてくれて今回は助かった…と安堵した。

業務委託の「言った言わない」を防ぐ3ステップ

業務委託の言った言わないを防ぐためには、次の3つのステップを押さえておけば十分です。

ステップ1、打ち合わせ中にその場でメモを取り、決定事項を読み上げて確認する
「ここまでの内容を確認させてください」と一言添えて、決まったことを声に出して読み上げます。
その場で違和感があれば、すぐに訂正してもらえます。

ステップ2、打ち合わせ後24時間以内に「本日のまとめ」メールを送る
決定事項を箇条書きにして送るだけで十分です。
「この内容で進めます」という一文を添えておくと、あとから見返したときの証拠力が高まります。
顔合わせの場での期待値のすり合わせ方は思ってたのと違う…を防ぐ！フリーランスとクライアント顔合わせの『期待値調整チェックリスト』にもまとめているので、あわせて確認してみてください。

ステップ3、途中で仕様変更が出たら、その都度メールで再確認する
口頭で条件を変えられても流されないための考え方は業務委託契約書【見るべき5項目】口頭で条件を変えられても泣き寝入りしないためにも参考にしてみてください。

この3つを押さえておけば、「言った言わない」で立場が弱くなる事態は防げます。

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まとめ｜業務委託の「言った言わない」は、打ち合わせ後の一手間で防げる

業務委託の言った言わないで本当に押さえておくべきなのは、契約書の有無よりも打ち合わせ後の一手間です。

その場で決定事項を読み上げて確認し、24時間以内にまとめメールを送り、変更が出たらその都度再確認する。
このシンプルな3つさえ守れば、いい雰囲気の打ち合わせが、あとで自分を守ってくれる記録に変わります。

迷ったときは、また戻ってきてください。
次にいい雰囲気で打ち合わせが終わったとき、あなたが迷わずまとめメールを送っている姿を、私は見てみたいです。

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この記事の監修者
 フリーランスひかる
大手IT企業に勤務後独立。フリーランス歴10年超。
報酬未払い、契約トラブル、ブラッククライアント案件…いろんな修羅場を経験してきました。
「あの時知ってさえいれば…」という後悔をバネに、フリーランスの人が同じ失敗をしないよう、自分の身を守る知識と、今日からできる対処法をお伝えしていきます。
※フリーランス実務資格「個人事業経営士CFQ」監修

※個人事業経営士（CFQ）は、当機構が認定する民間資格です。
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