こんにちは。フリーランスひかるです。
確定申告の準備を始めたとき、去年の経費のレシートが見当たらない。あの焦りって、本当に嫌な汗が出ますよね。
私も3年前、デザイン案件で使った参考書代や打ち合わせのカフェ代のレシートを、大掃除で間違えて捨ててしまったことがあります。気づいたのが申告期限の2週間前。合計で約8万円分の経費が証明できない状態でした。
「これ、経費として認められないのかな…」 「税務調査が来たらどうしよう」 「再発行ってできるの?間に合う?」
頭の中がぐるぐる回って、何から手をつけていいかわからなくなりました。
でも、実際に税務署に相談して、代替書類を揃えたことで、ほぼすべての経費を申告できたんです。しかも、思っていたより難しくなかった。
この記事では、領収書をなくしてしまったときに使える代替書類と、実際に私が書いた文面を公開します。あなたの焦りが少しでも落ち着くように、具体的な手順をお伝えしますね。
✅ この記事はこんな方におすすめ
- 確定申告の準備中に領収書の紛失に気づいて焦っている方
- レシートを捨ててしまい、経費が証明できなくて困っている方
- 領収書の再発行や代替書類について具体的な方法を知りたい方
この記事の監修者フリーランスひかる
フリーランス歴10年超。
報酬未払い、契約トラブル、ブラッククライアント案件…いろんな修羅場を経験してきました。
「あの時知ってさえいれば…」という後悔をバネに、フリーランスの人が同じ失敗をしないよう、自分の身を守る知識と、今日からできる対処法をお伝えします。
レシート紛失に気づいた瞬間の絶望感
あれは確定申告の準備を始めた1月中旬のことでした。
いつものように経費をまとめようとファイルを開けたら、7月から9月分のレシートがごっそり抜けている。クライアントとの打ち合わせで使ったカフェ代、参考書代、ソフトウェアのライセンス料…合計すると約8万円分です。
「あ、大掃除のときに間違えて捨てたかも」
思い当たる節があって、胃がキュッとなりました。
8万円って、フリーランスにとっては決して小さくない金額です。経費として認められなければ、その分税金が増える。単純計算でも2万円近く多く払うことになるかもしれない。
パソコンの前で固まったまま、どうすればいいのかわかりませんでした。
「税務署に相談したら怒られるかな」 「再発行って本当にできるのかな」 「もう諦めるしかないのかな」
ネットで検索しても、情報がバラバラで何が正解なのかわからない。フリーランスの知り合いに相談するのも、恥ずかしくて言い出せませんでした。
領収書紛失が招く負のスパイラル
領収書をなくしたまま確定申告を進めると、いくつかの問題が起こります。
まず、経費として計上できないことで、本来払わなくていい税金を払うことになる。私の場合だと、8万円の経費が認められなければ、所得税と住民税を合わせて約2万円多く納めることになる計算でした。
それだけじゃありません。税務調査が入ったときに説明できないリスクもあります。
国税庁の統計によると、個人事業主の税務調査は年間約7万件実施されていて、そのうち約8割で何らかの指摘を受けているんです。領収書がないと、経費として認めてもらえないだけでなく、他の経費まで疑われる可能性がある。
実際、知り合いのライターさんは、領収書の管理が甘かったことで税務調査の際に厳しく追及され、結果的に3年分の申告をやり直すことになったと聞きました。精神的にも金銭的にも大きな負担だったそうです。
「あのとき、ちゃんとファイリングしておけば…」
後悔しても、なくしたレシートは戻ってきません。でも、何もしないわけにはいかない。そう思って、私は税務署に電話をかけました。
領収書紛失を救った4つの代替書類
税務署の担当者に相談して驚いたのは、「領収書がなくても、他の書類で証明できれば経費として認められる」と教えてもらえたことです。
ここでは、実際に私が使った4つの代替書類と、それぞれの書き方を紹介します。
1. クレジットカードの利用明細
クレジットカード払いの経費は、利用明細で証明できます。
私の場合、参考書をAmazonで購入していたので、クレジットカード会社のWebサイトから明細をダウンロードしました。明細には日付、金額、利用先が記載されているので、それをプリントアウトして保存。
さらに、Amazonの注文履歴画面もスクリーンショットで残しておきました。何を買ったかが明確にわかるので、税務署にも説明しやすくなります。
ポイント: 明細だけだと「何を買ったか」が不明瞭な場合があるので、注文確認メールや購入履歴も一緒に保存しておくと安心です。
2. 銀行振込の記録
ソフトウェアのライセンス料は、銀行振込で支払っていました。これも通帳やネットバンキングの取引履歴で証明できます。
私はネットバンキングの画面をPDFで保存して、振込先の会社名、金額、日付がわかるようにしました。振込の控えがあれば、それも一緒に保管しておくとベターです。
ポイント: 振込名義が略称になっている場合は、相手先の請求書やメールも一緒に保存しておくと、何の支払いかが明確になります。
3. 再発行してもらった領収書
カフェでの打ち合わせ代は、お店に連絡して再発行してもらいました。
最初は「再発行なんてしてくれるのかな」と不安でしたが、意外とあっさりOKしてくれるお店が多かったんです。特にチェーン店は、レジの記録が残っているので対応してくれやすい。
実際に送ったメールがこちらです。
件名: 領収書再発行のお願い(◯月◯日ご利用分)
◯◯カフェ ◯◯店 ご担当者様
お世話になっております。 ◯月◯日(◯曜日)の◯時頃に貴店を利用させていただいた、フリーランスの◯◯と申します。
確定申告の準備をしていたところ、当日お渡しいただいた領収書を紛失してしまったことに気づきました。
大変恐縮ですが、下記内容で領収書を再発行していただくことは可能でしょうか。
・利用日時: ◯月◯日(◯曜日) ◯時頃 ・金額: 約◯◯◯円(ブレンドコーヒー2杯) ・宛名: ◯◯(フルネーム)
お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
このメールを送ったところ、3日後には郵送で領収書が届きました。お店によっては手数料がかかる場合もありますが、数百円程度なので惜しくないですね。
ポイント: 利用日時と金額を覚えている範囲で具体的に書くと、お店側も記録を探しやすくなります。
4. 出金伝票(自作の領収書)
どうしても証明できないものについては、出金伝票を自分で作成する方法もあります。
これは税務署の担当者に教えてもらった方法で、少額の現金払いで領収書をもらい忘れた場合などに使えます。ただし、あくまで「補助的な資料」として扱われるので、金額が大きいものには向きません。
出金伝票には以下の項目を記入します。
- 日付
- 支払先(お店の名前や相手先)
- 金額
- 支払内容(何のための経費か)
- 自分の署名
文房具店や100円ショップで出金伝票の用紙を買ってきて、手書きで記入しました。
ポイント: 出金伝票は「証拠」というより「記録」なので、他の書類と組み合わせて信憑性を高めることが大切です。
代替書類を揃えて得られたメリット
代替書類を揃えて確定申告をした結果、8万円分の経費のうち、約7万5千円分が認められました。
残りの5千円分は、どうしても証明できなかった現金払いのタクシー代だったので、今回は諦めることにしました。でも、ほぼ全額を経費にできたので、税金の負担は最小限で済んだんです。
それ以上に大きかったのは、「次からはちゃんと管理しよう」と思えたこと。
領収書をなくしてから、私は経費の管理方法を見直しました。レシートはもらったらすぐにスマホで撮影して、クラウドに保存。紙のレシートも月ごとにファイリングするようにしたんです。
この習慣ができてから、確定申告の準備がすごく楽になりました。前は「あのレシート、どこに行ったっけ?」と探し回っていたのが、今はデータで一元管理できているので、数分で見つかる。
それに、税務調査への不安も減りました。いつでも証拠を出せる状態にしておけば、万が一のときも堂々と説明できる。精神的な安心感が、仕事のパフォーマンスにも良い影響を与えていると感じています。
ただ、これは「スキルの問題」ではなく「知識の問題」だったんですよね。
領収書をなくしたときにどう対処すればいいか、経費の証明に何が使えるか、そういった知識があれば、焦らずに対応できる。逆に知らないと、無駄に税金を払ったり、余計な不安を抱えたりすることになります。
フリーランスとして長く活動していくなら、税金や確定申告の知識は必須です。私も今回の経験をきっかけに、もっと体系的に学ぼうと思いました。
明日からできること
領収書をなくしてしまったときの対処法を、3つのステップでまとめます。
ステップ1: まず冷静に状況を整理する
何の領収書がないのか、金額はいくらか、いつ使った経費かをリストアップします。焦る気持ちはわかりますが、まずは現状把握から。
ステップ2: 代替書類を探す
クレジットカード明細、銀行振込記録、購入履歴メールなど、使えそうな書類を集めます。スマホのスクリーンショットでもOKです。
ステップ3: 再発行できるものは依頼する
お店に連絡して、再発行をお願いします。この記事で紹介したメール例文を参考にしてみてください。
領収書の紛失は焦りますが、適切に対処すれば大部分の経費は認められます。大切なのは、「知っているかどうか」です。
今回の経験で私が痛感したのは、フリーランスには税金や確定申告、契約など、知っておくべき知識がたくさんあるということ。その都度ネットで調べるのもいいですが、体系的に学んでおくと、いざというときに迷わず判断できます。
そんな知識をトータルで身につけられる資格として、個人事業経営士「CFQ(Certified Freelance Qualification)」があります。税金、確定申告、契約、ビジネスマナーなど、フリーランスに必要な知識を網羅的に学べる資格です。
私も受験を検討していて、今後の自分を守るための「知識の武器」として活用したいと思っています。
興味がある方は、公式サイトをチェックしてみてください。
個人事業経営士・CFQ資格: https://biz-support.or.jp/cfq-sns
CFQ公式参考書: https://biz-support.or.jp/cfq-2
よくある疑問と誤解（Q&A）
Q1. 領収書の再発行は何年前までさかのぼって依頼できますか?
A：👉お店によって異なりますが、一般的にはレジの記録が残っている1〜3ヶ月程度が現実的です。チェーン店の場合はシステムで管理しているので、半年前でも対応してくれることもあります。ただし、個人経営の小さなお店だと記録が残っていないケースも多いので、早めに相談するのがおすすめです。私の経験では、3ヶ月以内なら比較的スムーズに再発行してもらえました。
Q2. 出金伝票だけで経費計上しても税務調査で問題ありませんか?
A：👉出金伝票だけで大きな金額を計上すると、税務調査で厳しく追及される可能性があります。税務署の担当者に聞いたところ、「少額で、かつ他の証拠と組み合わせて使うのが望ましい」とのことでした。例えば、仕事用のカフェ代を出金伝票で記録する場合、その日のスケジュール帳や打ち合わせ議事録なども一緒に保管しておくと信憑性が高まります。あくまで補助的な資料として使うのが安全です。
これらは全て正しい知識があるだけで避けられるトラブルばかりです！
トラブルの原因はあなたのスキルや人間性ではなく「知識不足」
「何でこんなトラブルばっかり起こるんだろう。もしかして向いていないのかな…」と悩んだこと、私も何度もありました。
でも今になって思い返してみると、自分自身を責める必要なんて全くなくて、ただの知識不足だったんですね！
じゃあどうやって効率よく学ぶ？
私が「もっと早く知りたかった…」と思ったのが、CFQ(個人事業経営士)の参考書でした。
この1冊で身に付く知識
- 届出・税務の基礎(開業届、青色申告、インボイス制度)
- 契約・法務の実務(契約書の作り方、著作権、下請法)
- 保険・リスク管理(損害賠償、PL保険、トラブル対応)
- ビジネスマナー・オンラインマナー（会社員勤務の経験が少ない方にも）
- ケーススタディ(実例から学ぶ失敗パターン)
- 4択式テスト(理解度チェック)
単なる制度を解説する内容ではなく、「自分の身を守るための知識」が詰まっています。
こんな人におすすめ
- 今の自分、何がいけないかが分からない
- 契約書・見積書の作り方に自信がない
- 確定申告でいつも不安になる
- クライアントと対等に接したい
- 自分の身は自分で守りたい
私自身、この参考書に出会ってから、「一人で抱えて不安」が「自信を持って対応できる」に変わりました。
あなたの「事業者としての土台」を、この1冊がしっかり支えてくれます。
資格取得が目的じゃなくても、手元に置いておくだけで「困ったときの辞書」みたいに使えるので、私は今でもよく見返しています。
【まとめ】大事なのは「適当に放置しないこと」
領収書をなくしたときの焦りって、本当に嫌なものですよね。
でも、代替書類を揃えれば、ほとんどの経費は認められます。大切なのは、諦めずに対処すること。そして、次から同じ失敗をしないように、管理の仕組みを作ることです。
この記事が、あなたの不安を少しでも軽くできたら嬉しいです。
もし迷ったときは、またいつでもここに戻ってきてくださいね。
