こんにちは。フリーランスひかるです。
業務委託先に仕事を頼んだのに、「あれ、これじゃない…」って何度もやり直しになったこと、ありませんか？
私も以前、デザイン業務を外注した時に「マニュアルがあれば一発で終わったのに」という場面で、結局5回も修正依頼を出す羽目になりました。あの時は本当に時間も気力も削られて、「自分でやった方が早かったかも…」と何度思ったか。
でも、あれから他社の事例を調べたり、自分の失敗を振り返ったりして気づいたんです。業務委託マニュアルって、ちゃんと作れば「時間貯金」になるんだって。
今回は、私が実際にやらかした失敗と、他社がどうやって業務委託マニュアルを作っているのか、そして「今日から使えるテンプレ」までまとめてみました。
✅ この記事はこんな方におすすめ
- 業務委託先に何度も同じ説明を繰り返していて疲弊している方
- マニュアル作成に時間をかけすぎて、本業が進まなくなっている方
- 他社がどうやって業務委託を管理しているのか、具体的な事例を知りたい方
この記事の監修者フリーランスひかる
フリーランス歴10年超。
報酬未払い、契約トラブル、ブラッククライアント案件…いろんな修羅場を経験してきました。
「あの時知ってさえいれば…」という後悔をバネに、フリーランスの人が同じ失敗をしないよう、自分の身を守る知識と、今日からできる対処法をお伝えします。
あの日、5回目の修正依頼メールを送った時の気持ち
あれは確か、新規クライアントのLP制作を外注デザイナーさんに頼んだ時のこと。
初回の納品を見て「あ、これ全然違う…」と思ったんです。色味も、レイアウトも、ターゲット層の雰囲気も、私がイメージしていたものとズレてる。
でも、よく考えたら私、ちゃんと指示してなかったんですよね。
「LPデザインお願いします」「参考サイトはこちらです」くらいの情報しか渡してなくて。トンマナも、NGワードも、クライアントの業界特有のルールも、全部口頭で「たぶん伝わってるだろう」と思い込んでた。
結果、修正を繰り返すこと5回。
5回目の修正依頼メールを送る時、パソコンの前で「これ、私のせいだよな…」って小さくため息をついたのを覚えています。デザイナーさんも疲れてるだろうし、私も疲れてる。そして何より、納期がギリギリ。
あの時「業務委託マニュアル」があれば、最初の1回で終わってたはずなんです。
マニュアル不備が引き起こす「見えないコスト」
私の場合、5回のやり直しで失ったのは約2週間の時間でした。
でも、実はそれだけじゃなかったんです。
信頼関係が少しずつ壊れていく
修正を繰り返すうちに、デザイナーさんからの返信が遅くなっていきました。最初は即レスだったのが、3回目あたりから「確認します」の一言だけになって。
多分、「この人、何がしたいのかわからない」って思われてたんだと思います。実際、私自身も「どう伝えればいいんだろう」って迷ってて、指示がブレブレでした。
他社の事例を調べてみると、似たようなケースは結構あって。ある制作会社では、マニュアル不備で外注先が次々と離れていき、結局社内で全部やる羽囲気になってしまったそうです。
本業に手がつかなくなる
やり直し対応に追われて、自分のクライアントワークが後回しに。気づいたら夜中の2時で、「明日の打ち合わせ資料、まだできてない…」みたいな状況が続きました。
業務委託って本来、自分の時間を作るためにやるはずなのに、逆に時間を奪われてる。本末転倒ですよね。
金銭的なロスも見逃せない
私の場合、5回の修正で追加費用は発生しなかったものの、納期遅延でクライアントからの信頼を少し失いました。次の案件に繋がらなかったのは、多分あの遅延が影響してると思います。
ある企業の事例では、マニュアルなしで業務委託を進めた結果、品質トラブルで契約解除＋違約金という事態になったケースもあるそうです。
他社はどうしてる？業務委託マニュアルの作り方3事例
失敗してから、私は他社がどうやって業務委託マニュアルを作っているのか、めちゃくちゃ調べました。ここでは、参考になった3つの事例を紹介します。
事例1：Web制作会社A社の「チェックリスト型マニュアル」
A社は、デザイン外注の際に毎回同じチェックリストを埋める方式を採用していました。
内容はこんな感じ。
- ターゲット層（年齢・性別・職業）
- トンマナ（参考サイトURL3つ）
- NGワード・NG表現
- 納品形式（PSD・AI・XDなど）
- 修正回数と範囲
これを最初に埋めて共有するだけで、やり直しが月平均8回→2回に減ったそうです。
私もこれを真似して、今は委託前に必ずチェックリストを送るようにしています。
事例2：マーケ会社B社の「過去案件アーカイブ」方式
B社は、過去の成功事例をテンプレート化して保存していました。
「この業界ならこのトンマナ」「このターゲットならこの構成」みたいに、パターン別に分類されていて、新しい委託先にはそのまま共有するだけ。
これなら、ゼロから説明する手間が省けますよね。私も今、Notionで過去案件をストックし始めました。
事例3：コンサル会社C社の「動画マニュアル」
C社は、業務委託の内容を5分程度の動画にまとめていました。
特に、資料作成やデータ入力など「手順が決まっている業務」は、動画で見せた方が早いし正確。文章だと伝わりにくいニュアンスも、画面共有しながら説明すれば一発です。
私はまだ動画までは作ってないんですが、複雑な業務を頼む時は「画面収録して送る」ようにしています。Loomとか使えば簡単ですしね。
実際に使ってる業務委託マニュアルテンプレート
じゃあ、具体的にどんなマニュアルを作ればいいのか。私が今使っているテンプレートを公開します。これ、そのままコピペして使ってもらって大丈夫です。
基本情報シート
【業務委託基本情報】
■ 委託業務名：
■ 納期：
■ 納品形式：
■ 想定工数：
■ 報酬：
■ 修正回数：○回まで（追加は別途相談）
【背景・目的】
■ なぜこの業務を依頼するのか：
■ 最終的なゴール：
■ ターゲット：
【参考資料】
■ 参考サイト・事例：
■ 過去の類似案件：
■ ブランドガイドライン：（あれば）
【NGリスト】
■ 使ってはいけない表現：
■ 避けるべきデザイン：
■ その他注意事項：
【連絡ルール】
■ 質問方法：（Slack・メール・Chatworkなど）
■ 返信目安：○時間以内
■ 緊急時の連絡先：これ、最初に埋めて送るだけで、やり直しがマジで減ります。
納品時チェックリスト
あと、納品時にも確認項目をリスト化しておくと安心です。
【納品前チェックリスト】
□ ファイル名は指定通りか
□ 納品形式は合っているか
□ 誤字脱字チェック済みか
□ リンク切れがないか
□ 画像の解像度は適切か
□ クライアント名・個人情報の削除確認これ、委託先にも共有しておけば、「あ、これ確認漏れてた」みたいなミスが防げます。
マニュアルを作ったことで変わったこと
正直、最初は「マニュアル作るの面倒だな…」って思ってました。
でも、実際に作って使ってみたら、むしろ時間が増えたんです。
やり直しが激減した
以前は5回とか普通にやり直してたのが、今は1回あるかないか。たまに「ここだけ微調整お願いします」くらいで終わります。
これだけで、1案件あたり1週間くらい時間が浮く感じ。その分、新しいクライアント対応とか、自分のスキルアップに使えるようになりました。
委託先との信頼関係が良好に
マニュアルがあると、委託先も「ちゃんとした人だな」って思ってくれるみたいで。最近は「またお願いしたいです」って向こうから言ってもらえることが増えました。
信頼関係ができると、次回以降もスムーズだし、急ぎの案件にも柔軟に対応してもらえたりします。
自分の頭の中が整理された
実は、マニュアル作りって自分のための整理にもなるんですよね。
「何を求めてるのか」「どこまで任せるのか」を言語化する過程で、自分の中の曖昧さが消えていきました。結果、指示も的確になったし、クライアントへの提案も具体的になった気がします。
明日からできること
ここまで読んでくれてありがとうございます。じゃあ、具体的に明日から何をすればいいのか、3ステップでまとめますね。
ステップ1：今の委託業務を1つピックアップ
まずは、今お願いしている（or これから頼む予定の）業務を1つ選んでください。全部いっぺんにやろうとすると挫折するので、まずは1つだけ。
ステップ2：上記のテンプレートを埋める
さっき紹介したテンプレートを、GoogleドキュメントでもNotionでもいいのでコピーして、埋めてみてください。10分もあれば終わります。
わからない項目があったら、空欄でもOK。委託先と一緒に埋めていく感じでもいいと思います。
ステップ3：委託先に共有して、フィードバックをもらう
作ったマニュアルを委託先に送って、「これで足りない情報ある？」って聞いてみてください。相手の視点で足りない部分が見えてくるので、どんどんブラッシュアップしていけます。
そして、もう1つ。
業務委託って、マニュアルだけじゃなくて契約の知識とか税金の話とか、意外と知っておくべきことが多いんですよね。
私も最初は何も知らなくて、「源泉徴収ってなに？」「契約書って必要なの？」みたいな状態でした。でも、ちゃんと学んだら、トラブルが減ったし、委託先との関係もスムーズになりました。
もし「フリーランスとして、もっと基礎固めしたいな」と思ったら、個人事業経営士・CFQ資格を調べてみるのもありかもしれません。税金・契約・マナーがトータルで学べる資格で、私も今勉強中です。
よくある疑問と誤解（Q&A）
Q1. 業務委託マニュアルって、毎回作り直さないとダメですか？
A：👉いえ、基本フォーマットは使い回しでOKです。私も最初に1つ作ったら、あとは「業務内容」と「納期」だけ変えて使ってます。むしろ、使い回すことで精度が上がっていくので、最初の1個をしっかり作っておくのがおすすめです。
Q2. 委託先が「マニュアル読むの面倒」って感じだったらどうすればいい？
A：👉その場合は、箇条書きで要点だけまとめた「簡易版」を作るといいです。A4一枚くらいに収めて、「最低限ここだけ見てください」って渡す感じ。それでも読んでくれない相手なら、正直そのマッチング自体を見直した方がいいかもしれません。
これらは全て正しい知識があるだけで避けられるトラブルばかりです！
トラブルの原因はあなたのスキルや人間性ではなく「知識不足」
「何でこんなトラブルばっかり起こるんだろう。もしかして向いていないのかな…」と悩んだこと、私も何度もありました。
でも今になって思い返してみると、自分自身を責める必要なんて全くなくて、ただの知識不足だったんですね！
じゃあどうやって効率よく学ぶ？
私が「もっと早く知りたかった…」と思ったのが、CFQ(個人事業経営士)の参考書でした。
この1冊で身に付く知識
- 届出・税務の基礎(開業届、青色申告、インボイス制度)
- 契約・法務の実務(契約書の作り方、著作権、下請法)
- 保険・リスク管理(損害賠償、PL保険、トラブル対応)
- ビジネスマナー・オンラインマナー（会社員勤務の経験が少ない方にも）
- ケーススタディ(実例から学ぶ失敗パターン)
- 4択式テスト(理解度チェック)
単なる制度を解説する内容ではなく、「自分の身を守るための知識」が詰まっています。
こんな人におすすめ
- 今の自分、何がいけないかが分からない
- 契約書・見積書の作り方に自信がない
- 確定申告でいつも不安になる
- クライアントと対等に接したい
- 自分の身は自分で守りたい
私自身、この参考書に出会ってから、「一人で抱えて不安」が「自信を持って対応できる」に変わりました。
あなたの「事業者としての土台」を、この1冊がしっかり支えてくれます。
資格取得が目的じゃなくても、手元に置いておくだけで「困ったときの辞書」みたいに使えるので、私は今でもよく見返しています。
【まとめ】面倒でも「約束事」は必要
業務委託マニュアル、作るまでは「面倒だな」って思うかもしれません。私もそうでした。
でも、一度作ったら、それが一生使える財産になります。やり直しが減って、時間が増えて、信頼関係も良くなる。こんなにコスパいい投資、他にないと思います。
もし今、「また同じ説明してる…」「なんでこんなに時間かかるんだろう」って悩んでるなら、騙されたと思って一度マニュアル作ってみてください。
迷ったら、またいつでもここに戻ってきてくださいね。
