こんにちは。フリーランスひかるです。
「あと3日で納期なのに、全然終わらない…」
深夜2時、パソコンの画面を見つめながら、私は冷や汗をかいていました。クライアントから預かった大事な案件が、どう考えても間に合わない。頭の中では「どう謝ろう」「怒られるかな」「契約切られるかも」と不安がぐるぐる回っていました。
あなたも似たような経験、ありませんか。
最初は「余裕で終わる」と思っていたのに、途中で仕様が変わったり、想定外のトラブルが起きたり。気づけば納期まであと数日、でも進捗は半分以下。そんな時、どう謝罪すればいいのか、どう伝えればクライアントとの関係を守れるのか、誰も教えてくれませんよね。
実は私、過去に納期遅れで損害賠償を請求されかけた経験があります。でもある方法を使ったことで、最終的にはクライアントから「対応が誠実だった」と逆に信頼を得ることができたんです。
今日はその時に使った謝罪メールの全文と、損害賠償を回避するための具体的な手順をすべてお伝えします。
✅ この記事はこんな方におすすめ
- 納期に間に合わないことが発覚して、今まさに焦っている
- 謝罪メールをどう書けばいいか分からず、手が止まっている
- クライアントとの関係を壊したくないが、正直に伝える勇気が出ない
- 損害賠償や契約解除が怖くて、夜も眠れない状態にある
- フリーランス歴3〜10年で、こういう時の正しい対処法を知りたい
「間に合わない」と気づいた夜の絶望
あれは3年前の秋でした。私は中堅の制作会社から、企業サイトのリニューアル案件を受けていました。納期は2週間後。最初の打ち合わせでは「シンプルなコーポレートサイトで、既存のデザインをベースにするだけ」と聞いていたので、気軽に引き受けたんです。
ところが制作を始めて3日目、クライアントから連絡がありました。
「やっぱり採用ページも追加したい。それと、ブログ機能も欲しい。あ、多言語対応も可能ですか」
内心、「え、それ完全に別物じゃん」と思いましたが、関係を悪くしたくない一心で「大丈夫です、対応します」と答えてしまいました。今思えば、この時点で納期の再交渉をすべきだったんです。
でも当時の私は「プロなんだから、何とかしなきゃ」と一人で抱え込んでいました。
結果、納期3日前になって初めて「これ、絶対に間に合わない」と気づいたんです。その夜、私は胃が痛くて眠れませんでした。頭の中では最悪のシナリオばかりが浮かびます。
「このまま黙って納期を破ったら、損害賠償を請求されるかもしれない」「SNSで悪評を書かれたらどうしよう」「もう二度と仕事がもらえないかも」
実際、フリーランス協会の調査によると、納期遅延によるトラブルはフリーランスが直面する問題の中でも上位3位に入るそうです。しかも適切な対応を取らなかった場合、契約解除だけでなく損害賠償請求に発展するケースも少なくないといいます。
謝罪しなかった人の末路
私が納期遅れに気づいた翌日、たまたまフリーランス仲間のAさんから相談を受けました。彼も同じように納期に間に合わない状況だったのですが、対応が私とは真逆でした。
Aさんは「ギリギリまで頑張れば何とかなるかも」と考え、クライアントに何も連絡せずに納期当日を迎えてしまったんです。そして納期の朝、「すみません、あと3日ください」とメールを送りました。
結果はどうなったと思いますか。
クライアントは激怒しました。なぜなら、その納品物を使って翌日に重要なプレゼンを予定していたからです。Aさんの遅延によって、クライアントは取引先への説明責任を果たせなくなり、大きな信頼を失うことになりました。
最終的に、Aさんは契約解除に加えて、クライアントが被った損害の一部として30万円の支払いを求められたそうです。契約書には「納期遅延による損害賠償条項」が記載されていたため、法的にも支払い義務が発生してしまいました。
この話を聞いた時、私は背筋が凍りました。もし私も同じように対応していたら、全く同じ結果になっていたはずだからです。
弁護士ドットコムの相談事例を見ても、納期遅延に関する相談は年々増えています。特に「事前連絡なし」「代替案なし」のケースでは、クライアント側の怒りも大きく、法的措置に発展しやすいようです。
実際の相談事例を見ると、「納期遅延で50万円の損害賠償を請求された」「契約解除に加えて業界内で悪評が広まり、仕事が激減した」といった深刻なケースが多数報告されています。
損害賠償を回避した「3ステップ謝罪法」
Aさんの話を聞いて、私は決心しました。今すぐクライアントに正直に伝えようと。ただし、ただ謝るだけでは意味がない。ちゃんと誠意が伝わる方法で、しかも損害を最小限に抑える提案をセットにしなければと考えたんです。
そこで私が実践したのが「3ステップ謝罪法」です。これは後に多くのフリーランス仲間にも共有して、実際に効果があったと報告をもらった方法になります。
ステップ1：発覚後24時間以内に第一報を入れる
まず最も重要なのが、スピードです。「間に合わないかも」と気づいた瞬間、遅くとも24時間以内には必ず連絡を入れます。
なぜ24時間以内なのか。それは、クライアント側が代替案を考える時間を確保するためです。納期直前に言われるのと、1週間前に言われるのでは、相手が受けるダメージが全然違います。
私はその日の午前中、まずクライアントに電話をかけました。メールではなく電話を選んだのは、声のトーンで誠意を伝えたかったからです。
「お忙しいところ恐れ入ります。実は今回の案件について、重要なご相談があります。お時間を10分ほどいただけますでしょうか」
電話では、まず事実を正直に伝えました。「現在の進捗状況」「遅延が発生している理由」「どのくらい遅れそうか」を具体的に説明したんです。
この時のポイントは、言い訳をしないこと。「仕様変更が多くて」という事実はありましたが、それを言い訳にするのではなく、「自分の見積もりが甘かった」と素直に認めました。
ステップ2：代替案を3つ用意する
ただ謝るだけでは、クライアントは困ってしまいます。大事なのは「じゃあどうするか」という解決策を一緒に提示することです。
私はあらかじめ3つの代替案を用意していました。
案1：納期を5日延長していただく（品質重視） 当初の予定通りの内容で、高品質な状態で納品します。ただし納期は5日遅れます。
案2：一部機能を簡素化して、予定通り納品（納期重視） ブログ機能と多言語対応を後回しにして、まずはコアの部分だけを納期通りに納品します。残りは追加開発として後日対応します。
案3：外部リソースを追加投入して、2日遅れで納品（バランス型） 私の知人のデザイナーに一部を手伝ってもらい、2日遅れでほぼ完全版を納品します。ただし外注費として3万円の追加費用が発生します。
この3つの選択肢を提示することで、クライアントは自分たちの優先順位に合わせて判断できます。「選択肢を与える」ことが、信頼回復の第一歩になるんです。
電話では、クライアントの担当者が少し考えた後、こう言いました。
「正直に言うと、納期は守ってほしかった。でも、早めに相談してくれたことはありがたい。社内で検討して、明日までに返事をします」
この時点で、私は少しだけ安心しました。怒鳴られることも、即座に契約解除を言い渡されることもなかったからです。
ステップ3：謝罪メールで文面に残す
電話の後、必ずメールで正式な謝罪文を送ります。これは「言った・言わない」のトラブルを防ぐためでもあり、相手が社内で共有しやすくするためでもあります。
以下が、私が実際に送った謝罪メールの全文です。コピペして使えるように、テンプレート形式で紹介しますね。
件名：【重要】○○案件の納期についてお詫びとご相談
株式会社○○○○
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。フリーランスの○○（あなたの名前）です。
先ほどお電話でもお伝えいたしましたが、改めて書面にてご報告申し上げます。
現在制作を進めております「○○サイトリニューアル案件」につきまして、当初お約束しておりました納期（○月○日）での納品が困難な状況となっております。
遅延の理由
制作途中でご要望いただいた追加機能（採用ページ、ブログ機能、多言語対応）の実装に想定以上の時間を要しており、私自身の工数見積もりが甘かったことが原因です。大変申し訳ございません。
現在の進捗状況
・トップページデザイン：完了
・会社概要ページ：完了
・採用ページ：70%完了
・ブログ機能：30%完了
・多言語対応：未着手
お電話でご提案させていただいた3つの対応案を、改めて記載いたします。
対応案1：納期を5日延長（○月○日納品）
すべての機能を含めた完全版を、高品質な状態で納品いたします。
対応案2：コア機能のみ予定通り納品（○月○日納品）
トップページ、会社概要、採用ページまでを予定通り納品し、ブログ機能と多言語対応は後日の追加開発とさせていただきます（追加費用なし）。
対応案3：外部協力者を投入し2日遅れで納品（○月○日納品）
信頼できるデザイナーに一部を依頼し、ほぼ完全版を2日遅れで納品いたします。外注費として3万円の追加費用が発生いたします。
お忙しい中大変恐縮ですが、明日中にご判断いただけますと幸いです。また、もし他にご希望の対応方法がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
今回の件では、○○様をはじめ関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、工数管理とスケジュール調整を徹底してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
このメールを送った翌日、クライアントから返信がありました。
「対応案2でお願いします。早めに相談してくれたことで、こちらも対応策を考えることができました。今後もよろしくお願いします」
正直、この返信を読んだ時は涙が出そうになりました。
契約解除どころか、「今後もよろしく」と言ってもらえたんです。
スケジュール管理ツールで再発防止
無事に案件を乗り切った後、私は二度と同じ失敗をしないために、スケジュール管理の方法を根本から見直しました。
まず導入したのがNotionです。Notionのプロジェクト管理テンプレートを使って、各タスクの「見積もり時間」「実際にかかった時間」「バッファ時間」を記録するようにしました。
これによって、自分がどんな作業に時間がかかりやすいのか、データとして見えるようになったんです。例えば私の場合、デザイン作業は予定通り進むけど、コーディングは見積もりの1.5倍かかることが分かりました。
また、Googleカレンダーで各案件の進捗を色分けして可視化し、週に1度「スケジュール見直しの日」を設けました。この習慣によって、「ヤバい、間に合わない」と気づくタイミングが格段に早くなったんです。
さらに、契約時に必ず「仕様変更時の対応」について事前に話し合うようにしました。「追加の要望が発生した場合、納期の再調整または追加費用をお願いする可能性があります」と最初に伝えておくことで、後から言い出しやすくなります。
これは中小企業庁の調査でも明らかになっていますが、フリーランスの約65%が「契約内容の曖昧さ」に悩んでいるそうです。最初に明確にしておくことが、お互いのためになるんですよね。
謝罪が信頼に変わる瞬間
あれから3年が経ちました。当時の案件は無事に完了し、その後もそのクライアントからは継続的に仕事をいただいています。
実は先日、担当者の方とお会いした時に、あの時の話になったんです。その方はこう言ってくれました。
「あの時の対応で、逆に信頼できる人だと思ったんですよ。問題が起きた時にどう対応するかで、その人の本質が分かりますから」
この言葉を聞いて、私は改めて気づきました。完璧な仕事をすることも大事だけど、問題が起きた時に誠実に向き合うことの方が、もっと大事なんだと。
実際、その後の単価交渉もスムーズに進み、以前より30%ほど報酬がアップしました。「信頼できる人には、多少高くても依頼したい」とクライアントは考えるものなんですね。
ちなみに、フリーランス協会の調査によると、適切なコミュニケーションを取るフリーランスは、継続受注率が約2倍高いというデータもあります。目先のトラブル回避だけでなく、長期的な関係構築にもつながるわけです。
明日からできる3つのアクション
ここまで読んでくださったあなたに、明日からすぐに実践できることを3つお伝えします。
アクション1：現在進行中の案件の進捗を正直に見直す
「本当に納期に間に合うか」を冷静に確認してください。もし少しでも不安があるなら、今のうちにクライアントに相談しましょう。
アクション2：謝罪メールのテンプレートを保存しておく
今回紹介したメールテンプレートを、自分用にカスタマイズして保存しておきます。いざという時に慌てずに済みます。
アクション3：契約書に「仕様変更条項」を追加する
次の案件から、契約時に「仕様変更が発生した場合の対応」を明記しましょう。これだけで、後々のトラブルが激減します。
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よくある疑問と誤解（Q&A）
Q1. フリーランスが納期に間に合わない時、損害賠償を請求される可能性はどのくらいありますか
A：👉契約書の内容によりますが、実際に請求されるケースは少なくありません。特に「納期遅延による損害賠償条項」が明記されている場合は要注意です。ただし、事前に誠実な対応を取ることで、ほとんどのケースは話し合いで解決できます。重要なのは、遅延が分かった時点で速やかに連絡し、代替案を提示することです。
Q2. フリーランスが謝罪する時、電話とメールどちらが先ですか
A：👉基本的には電話が先です。電話で直接誠意を伝えた上で、その後にメールで正式な文書として残します。ただし、相手が電話に出られない状況や、急ぎの場合は先にメールを送り、「後ほどお電話でもご説明させていただきます」と添えるのが良いでしょう。
Q3. フリーランスが納期遅れを防ぐために、契約時に確認すべきことは何ですか
A：👉最も重要なのは「仕様変更時の対応」と「納期変更の条件」を明記することです。また、「中間報告のタイミング」も事前に決めておくと、途中で軌道修正しやすくなります。できれば契約書に「追加要望が発生した場合は、納期と費用を再協議する」という一文を入れておくと安心です。
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CFQ(個人事業経営士)公式参考書は、まさにそんな人のために作られました。
この1冊で学べること
- 届出・税務の基礎(開業届、青色申告、インボイス制度)
- 契約・法務の実務(契約書の作り方、著作権、下請法)
- 保険・リスク管理(損害賠償、PL保険、トラブル対応)
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こんな人におすすめ
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- クライアントに対等に扱われたい
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【まとめ】誠意こそが仕事の基本！
納期に間に合わないと分かった瞬間の絶望感、私は今でも忘れられません。でも、あの経験があったからこそ、今の自分があります。
大切なのは、完璧でいることではありません。問題が起きた時に、どう向き合うかです。
正直に伝える勇気。誠実に謝罪する姿勢。そして、解決策を一緒に考える責任感。これらがあれば、ピンチはチャンスに変わります。
もしあなたが今、納期に間に合わなくて悩んでいるなら、まずは深呼吸してください。そして、この記事で紹介した方法を試してみてください。
クライアントも人間です。誠実な対応には、必ず応えてくれます。
あなたのフリーランス人生が、より豊かで安心できるものになりますように。
私自身、いろいろな失敗した経験があったからこそ、今は慎重に、でも自信を持って実務を進められるようになりました。
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