カフェ代は経費？新卒フリーランスの私が税理士に聞いた話｜曖昧判断をなくすコピペOK経費判定シート【実例7パターン】

こんにちは。フリーランスひかるです。

「このカフェ代、経費にしていいのかな…」

レシートを手にしたまま、何分も固まってしまったこと、ありませんか?

新卒でフリーランスになったばかりの頃って、経費の判断基準が本当に曖昧で。調べれば調べるほど「グレーゾーン」という言葉ばかり出てきて、結局どうすればいいのか分からなくなる。

かといって税理士さんに毎回聞くのも気が引けるし、かといって適当に判断して税務署に指摘されるのも怖い。

私自身、最初の確定申告で「これ、経費にしていいのか分からないから一応外しておこう」と遠慮した結果、約3万円も税金を多く払ってしまいました。逆に友人は「カフェで作業したから全部経費!」と思い込んで、後から修正申告する羽目に。

この記事では、そんな新卒フリーランスの「経費あるある」を整理しながら、実際に税理士さんに聞いた判定基準と、迷ったときにすぐ使えるチェックシートをお渡しします。

✅ この記事はこんな方におすすめ

• 新卒フリーランスで、経費の判断基準が曖昧で不安な方
• カフェ代や交通費など、グレーゾーンの経費に悩んでいる方
• 確定申告で損したくない、でも税務署に怒られるのも怖い方

この記事の監修者

 フリーランスひかる
フリーランス歴10年超。
報酬未払い、契約トラブル、ブラッククライアント案件…いろんな修羅場を経験してきました。
「あの時知ってさえいれば…」という後悔をバネに、フリーランスの人が同じ失敗をしないよう、自分の身を守る知識と、今日からできる対処法をお伝えします。

新卒フリーランスが経費でやらかした「あるある」3選

まず最初に、企業の経理担当者の方から聞いた「新卒フリーランスの経費トラブル」をいくつか紹介します。

①カフェ代を全額経費計上してしまった

ある企業の担当者さんから聞いた話です。業務委託で依頼していた新卒フリーランスのデザイナーさんが、請求書と一緒に「カフェ代」を経費として添付してきたそうです。

内訳を見ると、1ヶ月で約2万円。ほぼ毎日カフェで作業していたらしく、「作業場所代」として計上していたとのこと。

担当者さんは「気持ちは分かるけど、これ全部は通らないよ…」と思いつつ、どう伝えるか悩んだそうです。結局、「業務に直接必要な打ち合わせ分だけ」に修正してもらったとのこと。

当時その方は「カフェで仕事してるんだから経費でしょ?」と思っていたそうですが、実際には「事業に直接関係するか」という基準で判断する必要があったんです。

②逆に経費にできるものを見逃していた

別の企業担当者さんからは、こんな話も聞きました。

業務委託で契約していたライターさんが、取材のための交通費を自腹で払い続けていたそうです。本来なら経費として請求できるものなのに、「これって経費にしていいんですか?」と遠慮して聞けなかったとか。

半年後、他のフリーランスの請求書を見て初めて気づいて、「え、交通費って請求していいんですか!?」と驚いていたそうです。

その担当者さんは「最初から言ってくれればよかったのに」と思ったそうですが、新卒の方からすると「何が経費で何がダメなのか」の線引きが分からなかったんですよね。

③書籍代を「全部勉強だから」と計上

もう一つ、よくあるのが書籍代の計上ミス。

ある企業の担当者さんが、フリーランスのエンジニアさんから受け取った経費精算書に、小説やビジネス書、漫画まで含まれていたそうです。

理由を聞くと「全部スキルアップのための勉強です」とのこと。確かに「クリエイティブの発想を広げるため」という理屈は分かるんですが、税務署的にはアウトなんですよね。

担当者さんは「業務に直接関係する技術書だけにしてもらえますか」と伝えたそうですが、その方は「え、そうなんですか…」と初めて知った様子だったとか。

独学の限界と、私が3万円損した話

私自身も、最初の確定申告で大きく失敗しました。

フリーランスになって初めての確定申告。ネットで「経費 フリーランス」と検索して、いろんな記事を読み漁りました。でも、記事によって書いてあることが微妙に違うんです。

「カフェ代は経費になる」という記事もあれば、「プライベートと混ざるからグレー」という記事もある。

結局、自分で判断できなくて。「これは怪しいかも」と思ったものは、全部経費から外して申告しました。

• 業務で使った有料noteの購入費(約5,000円)
• クライアントとの打ち合わせで使ったカフェ代(約8,000円)
• 取材のための電車代(約12,000円)
• 仕事で使うアプリの月額料金(約7,000円)

合計で約3万2,000円。これ、全部本当は経費にできたんです。

後から税理士さんに相談して気づきました。「これ、普通に経費ですよ」と言われたときの悔しさといったら。

所得税率が10%だったので、約3,000円ほど税金を多く払ってしまった計算です。3,000円って、新卒フリーランスにとっては大きいですよね。

独学の落とし穴

ネットの情報って、どれも間違ってはいないんです。でも、「自分のケースに当てはまるか」の判断が難しい。

例えば「カフェ代は経費になる」という記事。これ、正確には「業務に必要な打ち合わせで使ったカフェ代は経費になる」という意味なんです。でも、記事のタイトルだけ見ると「カフェで作業したら全部OK」と勘違いしてしまう。

逆に「グレーゾーンは避けるべき」という記事を読むと、今度は何もかも怖くなって、本来経費にできるものまで外してしまう。

実際、国税庁が発表した「申告誤りの多い事例」を見ると、個人事業主の経費計上ミスは毎年一定数発生しています。特に多いのが「家事関連費の按分ミス」と「領収書の保管不備」。

私の場合は「遠慮しすぎて損した」パターンでしたが、友人は「攻めすぎて修正申告」というパターンでした。どっちもしんどい。

経費判断で迷わないための「3つの基準」

税理士さんに教えてもらった、経費判断の基本ルールは3つです。

①事業に直接関係しているか

これが最も重要。「仕事で使ったか」という基準です。

例えば、カフェ代。クライアントとの打ち合わせで使ったなら、明らかに事業関連です。でも、一人で作業するために入ったカフェは、微妙なラインなんですよね。

税理士さん曰く、「自宅に作業スペースがなくて、やむを得ずカフェで作業した」というケースなら、一定の按分で経費にできる可能性もあるそうです。ただし、毎日全額は難しいとのこと。

②プライベートと明確に区別できるか

これも大事な基準。

例えば、スマホ代。仕事でもプライベートでも使うなら、按分が必要です。「仕事で6割、プライベートで4割使ってる」と判断したなら、スマホ代の60%だけを経費にする。

書籍代も同じ。業務に直接関係する技術書なら100%経費。でも、「なんとなく勉強になるかも」レベルのビジネス書は、経費にしにくいです。

③証拠を残せるか

領収書やレシート、クレジットカードの明細など、「確かに支払った」という証拠が必要です。

さらに、税理士さんからは「何のために使ったか」をメモしておくことも勧められました。

例えば、カフェのレシートに「〇〇社 打ち合わせ」と書いておく。交通費のICカード履歴に「△△取材」とメモしておく。

これがあるだけで、後から見返したときに「これは経費だったな」と判断しやすくなります。

実例7パターン｜コピペOK経費判定シート

ここからは、新卒フリーランスがよく迷う7つのパターンを、具体的に整理します。

パターン①カフェ代

○ 経費にできるケース

• クライアントとの打ち合わせで利用
• 取材や調査のために利用
• 自宅に作業スペースがなく、やむを得ず利用(按分必要)

× 経費にしにくいケース

• 単に「気分転換」で利用
• 友人との雑談で利用
• 毎日全額を計上

チェックポイント レシートに「誰と」「何のために」をメモ。頻度が多い場合は按分を検討。

パターン②交通費

○ 経費にできるケース

• クライアント先への訪問
• 取材や打ち合わせのための移動
• セミナーや勉強会への参加(業務に直結する場合)

× 経費にしにくいケース

• プライベートな用事のついでに立ち寄った
• 観光目的の移動

チェックポイント ICカード履歴を保存し、訪問先や目的をメモ。

パターン③書籍代・note購入費

○ 経費にできるケース

• 業務に直接関係する技術書や専門書
• クライアントワークに必要な情報のnote購入
• 業界動向を知るための専門誌

× 経費にしにくいケース

• 一般的なビジネス書や自己啓発本
• 趣味の小説や漫画
• 「なんとなく勉強になるかも」レベルのもの

チェックポイント 「どの案件で使ったか」を記録しておく。

パターン④通信費(スマホ・ネット)

○ 経費にできるケース

• 業務専用の回線
• 仕事とプライベート兼用の場合は按分(例:60%を経費計上)

× 経費にしにくいケース

• 100%プライベート利用なのに計上
• 按分根拠が曖昧

チェックポイント 通話履歴やデータ使用量から、仕事の割合を算出。

パターン⑤文房具・消耗品

○ 経費にできるケース

• 業務で使うペン、ノート、付箋
• クライアントへの提案資料用の印刷用紙
• パソコン周辺機器(マウス、キーボードなど)

× 経費にしにくいケース

• 明らかに私用のもの
• 大量に購入しすぎて不自然

チェックポイント 「業務で使う」と説明できる範囲で。

パターン⑥セミナー・勉強会参加費

○ 経費にできるケース

• 業務に直結するスキルを学ぶセミナー
• 業界の最新情報を得るための勉強会
• 資格取得のための講座(業務関連のもの)

× 経費にしにくいケース

• 趣味レベルの習い事
• 業務と関係ない分野の講座

チェックポイント 「この知識をどの案件で活かすか」を明確にしておく。

パターン⑦家賃・光熱費

○ 経費にできるケース

• 自宅の一部を事務所として使用(按分必要)
• 業務スペースの面積割合で計算

× 経費にしにくいケース

• 生活スペースと区別がつかない
• 按分根拠が不明確

チェックポイント 間取り図を用意し、仕事スペースの割合を明確に。一般的には20〜30%程度。

明日からできること

ステップ1:経費の記録ルールを決める

まずは「何を経費にするか」のマイルールを決めましょう。

上記の7パターンを参考に、「自分の場合はこれが経費」というリストを作る。スマホのメモアプリでもOKです。

例えば、

• カフェ代:打ち合わせのみ
• 交通費:クライアント訪問、取材
• 書籍代:案件に直結する技術書のみ

みたいな感じ。

ステップ2:レシートに即メモする習慣

レシートをもらったら、その場で裏に「誰と」「何のために」を書く。

これだけで、後から見返したときに「あ、これは経費だ」と判断しやすくなります。

私はスマホのカメラで撮影して、Google Driveに保存してます。フォルダ名を「2026年1月_経費」みたいにしておくと、確定申告のときに楽です。

ステップ3:迷ったら「事業関連度」で考える

「これ、経費にしていいのかな?」と迷ったら、「事業との関連度」を0〜100%で考えてみてください。

100%事業関連なら、迷わず経費。50%くらいなら按分。20%以下なら経費にしない。

このルールだけでも、かなり判断が楽になります。

今後の自分を守るために、知識を身につける

ここまで読んで、「経費の判断って、意外と奥が深い…」と感じた方も多いと思います。

実は経費だけじゃなくて、フリーランスには「契約書の読み方」「請求書の書き方」「著作権の基礎知識」など、知っておかないとトラブルになる知識がたくさんあるんです。

私自身、フリーランスになって10年経ちますが、最初の頃は本当に無知で。契約書をよく読まずにサインして後悔したり、請求書の書き方が分からなくて恥ずかしい思いをしたり。

そういった「フリーランスとして最低限知っておくべき知識」を体系的に学べる資格として、個人事業経営士(CFQ)という資格があります。

CFQは「Certified Freelance Qualification」の略で、税金・確定申告・契約・マナーなど、フリーランスに必要な知識がトータルで学べる内容になっています。

公式の参考書も充実していて、独学で勉強できるのも魅力。「今さら誰かに聞けない基本的なこと」を、自分のペースで学べます。

私も取得しましたが、特に「契約書のチェックポイント」や「トラブル時の対応方法」は、実務で本当に役立ちました。

もし興味があれば、こちらのページで詳しい内容を確認できます。

よくある疑問と誤解（Q&A）

これらは全て正しい知識があるだけで避けられるトラブルばかりです！

トラブルの原因はあなたのスキルや人間性ではなく「知識不足」

「何でこんなトラブルばっかり起こるんだろう。もしかして向いていないのかな…」と悩んだこと、私も何度もありました。
でも今になって思い返してみると、自分自身を責める必要なんて全くなくて、ただの知識不足だったんですね！

じゃあどうやって効率よく学ぶ？

私が「もっと早く知りたかった…」と思ったのが、CFQ(個人事業経営士)の参考書でした。

この1冊で身に付く知識

• 届出・税務の基礎(開業届、青色申告、インボイス制度)
• 契約・法務の実務(契約書の作り方、著作権、下請法)
• 保険・リスク管理(損害賠償、PL保険、トラブル対応)
• ビジネスマナー・オンラインマナー（会社員勤務の経験が少ない方にも）
• ケーススタディ(実例から学ぶ失敗パターン)
• 4択式テスト(理解度チェック)

単なる制度を解説する内容ではなく、「自分の身を守るための知識」が詰まっています。

こんな人におすすめ

• 今の自分、何がいけないかが分からない
• 契約書・見積書の作り方に自信がない
• 確定申告でいつも不安になる
• クライアントと対等に接したい
• 自分の身は自分で守りたい

私自身、この参考書に出会ってから、「一人で抱えて不安」が「自信を持って対応できる」に変わりました。
あなたの「事業者としての土台」を、この1冊がしっかり支えてくれます。
資格取得が目的じゃなくても、手元に置いておくだけで「困ったときの辞書」みたいに使えるので、私は今でもよく見返しています。

👉CFQ（個人事業経営士）の参考について詳しく知る

【まとめ】迷ったときは「数字で示せ」

経費の判断って、最初は本当に迷いますよね。

「これ、経費にしていいのかな?」と不安になる気持ち、すごく分かります。

でも、基本的な判断基準さえ押さえておけば、そこまで難しくないんです。

• 事業に直接関係しているか
• プライベートと区別できるか
• 証拠を残せるか

この3つを意識するだけで、ほとんどの経費は判断できます。

そして、迷ったときは「事業関連度」で考える。100%仕事なら経費、50%なら按分、20%以下ならやめておく。

このルールだけでも、かなり楽になるはずです。

もし、それでも不安が残るなら。または「経費だけじゃなくて、フリーランス全般の知識を体系的に学びたい」と思ったなら。

一度、体系的に学ぶことも検討してみてください。独学で調べるのもいいですが、正しい知識を身につけておくと、今後のトラブルを未然に防げます。

迷ったときは、またこの記事に戻ってきてください。あなたのフリーランス生活が、少しでも楽になりますように。